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WORD、EXCEL常用软件在办公自动化中的一些应用技巧

    添加时间: 2012-3-27 13:55:24 点击数:2255
      

                WORD、EXCEL常用软件在办公自动化中的一些应用技巧

    一、Windows XP操作系统的应用技巧
    虽然微软公司已经推出了VISTA操作系统,但受到原计算机硬件配置的制约,还无法普及开来,一些办公自动化软件无法在VISTA平台下运行,而计算机的硬件也不能一下子全部更新,而因为Windows XP功能多且使用简便,仍然是目前用户最多的操作系统。在保持现有配置的情况下,如何调整系统,以达到缩短启动时间、提高其运行速度和使用效率,显得尤为重要。
    1、加快开关机速度:体积庞大的Windows XP开机和关机大约需要30~50秒,按照下面的方法更改注册表选项,可以加快Windows XP的开关机速度。从[HKEY-CURRENT-USER]→→,将字符串值的数值数据更改为[200],将字符串值的数值数据更改为1000,即关闭程序时仅等待1秒,将HungAppTimeout值改为:200,表示程序出错时等待0。5秒。将AutoEndTasks值设为:1,让系统自动关闭停止响应的程序。在根键[HKEY-LOCAL-MACHINE]→→→中将字符串值的数值数据更改为200,将字符串值的数值数据更改1000。
    2、加快启动和减少故障恢复时间:(1)右键单击“我的电脑”→“属性”→“高级”,在“启动和故障恢复”中点击“设置”,可以设置显示操作系统列表的时间,单击“编辑”也可以手动编辑启动选项,将timeout=30改为所需要的时间。(2)若采用多操作系统启动,则可以减少Windows XP操作系统启动时显示操作系统列表的时间。修改Boot.ini的属性,在命令行中键入EDIT命令进行修改,将超时设置timeout改为所需要的时间后,再改回Boot.ini的属性。
    二、WORD文字处理软件的应用技巧
    1、Word文档双面打印技巧。在Word文档打印输出时,我们经常要打印许多页的文档,出于格式要求或为了节省纸张,会进行双面打印,具体有两种方法:
    (1)选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页,等奇数页打印结束后,将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,选择该设置的“打印偶数页”,单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。
    (2)打开“打印”对话框,选中“人工双面打印”,确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中,然后按“确定”按键,继续打印的对话框并开始打印奇数页,打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,然后按下该对话框的“确定”按键,Word就会自动再打印偶数页,这样只用一次打印命令就可以了。
    2、分式的输入。
    方法一:打开插入菜单,打开“对象”,找到Microsoft 公式3.0,选中它以后单击左键(双击也行)就可以打开公式编辑器了。 你也可以通过“视图→工具栏→自定义”打开后,点击命令选项,在类别里选中插入,然后在右边的命令里找到“公式编辑器”,在它上面按住左键不松手,把它拖到工具栏上,下回再用时就方便了。
    方法二:在WORD文字处理系统中,分式的输入除了通过“插入”菜单中的特殊符号来实现外,还可以用域来解决这一问题,比如我们要输入分数三分之二,只要在相应位置按下“Ctrl+F9”快捷键,就会产生一个空域(一对大括号)。将鼠标定位于大括号内,然后输入“eq \f(2,3)”,然后再点击右键,在弹出的菜单中点击“切换域代码”命令,就可以得到标准的分式三分之二了,但要注意,域代码必须在英文的半角状态下完成输入,且eq后面有个空格,此外 ,那对大括号不能手工输入,只能用快捷键来完成。
    三、EXCEL电子表格处理软件的应用技巧
    Excel电子表格处理软件具有方便的表格处理功能,同时又是一个功能丰富且易于使用的计算工具。它提供的大量符合专业水准的计算和分析工具可以免除人工复杂的计算和统计分析工作,特别适用于制作成绩统计、财务报表和进行经济信息分析,大大提高了工作效率。
    1、轻松创建专业财务报表。财务部门是每个单位必不可少的,而财务报表的制作却又是非常精细而又复杂的工作。因而每一个财务人员最好都能掌握一种快捷制作专业级财务报表的方法。当我们需要新建一个Excel财务报表的文档时,可以利用Excel的一些内置模板来帮助我们完成其制作过程。具体操作方法是:当启动Excel后,选择“文件”菜单中的“新建……”菜单项,再选择窗格右边的“本机上的模板……”,这时就会弹出一个“模板”对话框,再选择“电子方案表格”选项卡就可以选择你所需要的模板了。有了模板以后,只需要把数据套入模板就能完成专业级财务报表的制作工作了。
    一般地,在实际工作中,不少单位的账务数据是放在企事业内部网络里的,并不是以单一的电子表格形式存在的。对于这样的数据,我们可以是直接通过一些导入的机制来帮助导入数据到Excel工作表里,这样就可大大减少重新录入数据的时间。在Excel里面可以导入文本文件中的数据,也可以导入Word表格、Access、VFP数据库文件,同样也可以导入较为复杂的网页文件中的表格数据,还可导入业务系统中的数据。通过这种方式可以非常方便地把财务报表的数据快速地填充完成。例如:导入一个文本文件中的数据到Excel中,其大体的操作过程是:启动Excel后,选择“数据”菜单中的“导入外部数据”菜单项的子菜单项“导入数据”→在“选择数据源”对话框中选择想要导入的文本文件名→弹出一个“文本导入向导”的对话框→单击“下一步”→选择“Tab”键作为列与列之间的分隔符→再单击“下一步”,这样一张高效、标准的专业级财务报表就制作完成了。
    2、巧查函数功能。由于Excel函数功能强大,种类繁多,如何快速找到适合某项工作的函数并不容易,以下技巧可以帮你的大忙:假如要完成数据排序任务,可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框,在其中的“搜索函数”框内输入“排序”,然后单击“转到”按钮。对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数,选中其中的某个函数,可以在对话框中看到它的功能说明。快速参考公式如果公式由几个Excel函数组合而成,而又要用函数向导修改某个函数的参数。可单击函数名称或括号内的参数,再单击编辑栏中的“插入函数”按钮,即可打开“函数参数”对话框进行修改。
    3、利用状态栏计算平均值、求和、最值。在Excel中计算一些数据的平均值,一般都是通过函数来进行的,但这样的效率很慢,其实只要选中相关的数据,在状态栏上就已经显示和了,试着右击状态栏,会弹出一个菜单,菜单中包括了好多计算项目,例如选择均值,即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数。
    以上是自己对办公自动化软件一些技巧的肤浅认识。其实,在常用的办公自动化软件的应用中还有许许多多的小技巧、只有在实践中不断总结和发现,才能积累更多的经验和技巧,提高我们在办公自动化中处理事务的速度和效率。

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